1. Palveluntuottajaa, palveluyksikköä ja toimintaa koskevat tiedot
1.1. Palveluntuottaja
Palveluntuottaja: Huittisten optiikka oy
Y-tunnus: 3311042-5
Yhteystiedot: Risto Rytin katu 31, 32700 Huittinen
Puhelinnumero: 044 493 6169 (yrittäjä Minna Savijoki)
1.2. Palveluyksikkö
Palveluyksikön nimi: Optikkoliike Klaari
Yhteystiedot: Risto Rytin katu 31, 32700 Huittinen
Vastuuhenkilö: Minna Savijoki (yrittäjä, optometristi), 044 493 6169, minna.savijoki@klaarioptikko.fi
1.3. Muut palveluyksikössä toimivat palveluntuottajat
Palveluntuottaja: Profundus Oy / silmätautien erikoislääkäri Tapio Ihanamäki
Y-tunnus: 2613810-4
Yhteystiedot: Alaportti 1 D 19, 02210 Espoo
Palveluntuottaja: Lutrala Oy / silmätautien erikoislääkärit Timo Saukkola ja Marjo Heikkilä
Y-tunnus: 3281283-9
Yhteystiedot: Kalevantie 41, 20520 Turku
1.4. Palvelut, toiminta-ajatus ja toimintaperiaatteet
Optikkoliike Klaari tarjoaa monipuolisen valikoiman silmän terveyden ja näönhuollon palveluita. Palveluihin kuuluvat optometristien tekemät näöntutkimukset, silmänterveyden tutkimukset, piilolasisovitukset, OCT-kuvantaminen, työnäkötutkimukset, kuivasilmäisyyden tutkiminen ja hoito, silmälasien reunahionta ja korjaus, sekä silmälasien, silmäterveyden, piilolasien ja niihin liittyvien tarvikkeiden myynti. Lisäksi palveluyksikössä tarjotaan silmätautien erikoislääkärin palveluja Profundus Oy:n ja Lutrala Oy:n tuottamina. Palvelut toteutetaan läsnäpalveluna Optikkoliike Klaarin toimipisteessä, Satakunnan hyvinvointialueella. Asiakas- ja potilasmäärä on arvioituna noin 800-1200 henkilöä vuodessa.
2. Asiakas- ja potilasturvallisuus
2.1. Palveluiden laadulliset edellytykset
Optikkoliike Klaarin perusarvoihin kuuluu laadukas palvelu. Laadun varmistaminen jokapäiväisessä työssä on jokaisen Optikkoliike Klaarin työntekijän vastuulla. Ammattihenkilöillä on riittävä koulutus ja he toimivat hyvän ja eettisen hoitokäytännön mukaisesti. Henkilökunnalle tarjotaan säännöllisesti monipuolista koulutusta. Yrittäjä, optometristi Minna Savijoki vastaa siitä, että toiminta noudattaa voimassa olevia lakeja, ohjeita ja viranomaismääräyksiä. Laadun kehittämistä ja mittaamista tehdään tulosten ja asiakaspalautteiden pohjalta. Lisäksi henkilökuntaa kannustetaan tuomaan esiin havaitsemiaan epäkohtia säännöllisissä yhteisissä palavereissa.
2.2. Vastuu palvelujen laadusta
Palvelun laadusta vastaa yrittäjä Minna Savijoki. Palveluyksikön henkilöstön odotetaan perehtyvän omavalvontasuunnitelmaan ja toimivan sen mukaisesti. Terveydenhuollon ammattinimikkeen alla työskentelevät ovat velvollisia toimimaan ammattitaitoisesti ja noudattamaan hyväksyttyjä hoitokäytäntöjä. Valvontalain 10 §4 momentin mukaisesti palveluyksikön vastuuhenkilöt johtavat toimintaansa olemalla paikalla ja varmistamalla, että palvelut täyttävät vaaditut kriteerit koko palvelujen toteuttamisen ajan.
2.3. Asiakkaan ja potilaan asema ja oikeudet
Asiakkailla ja potilailla on mahdollisuus saada palveluja ja hoitoja vastiketta vastaan. Optometristin ja silmälääkärin palveluiden saaminen edellyttää asiakkaan tai potilaan suostumusta tietojen tallentamiseen potilaskertomusjärjestelmään sekä niiden siirtämiseen Kanta-järjestelmään. Asiakkaalla ja potilaalla on aina oikeus kaikkeen hänestä tallennettuun informaatioon. Asiakkailla ja potilailla on oikeus saada osallistua palveluidensa suunnitteluun, päätöksentekoon ja toteutukseen. Hoitoja ja tutkimuksia tehdään ainoastaan asiakkaan tai potilaan omalla suostumuksella. Ainoastaan viranomaisen asettaman ilmoitusvelvollisuuden piirissä oleviin asioihin ei ole mahdollisuutta puuttua tai estää tietojen luovuttamista viranomaistaholle lain edellyttämällä tavalla. Asiakkailla ja potilaalla on oikeus vaatia virheellisten merkintöjen oikaisua.
Jos asiakas tai potilas kokee saaneensa epäasiallista kohtelua, tilanteisiin puututaan heti tilanteen vaatimalla tavalla. Vakavista rikkomuksista ja ilmoitusvelvollisuuden alaisista laiminlyönneistä raportoidaan viranomaisille. Jos asiakkaan tai potilaan oikeuksia loukataan, heille tiedotetaan mahdollisuudesta ottaa yhteyttä kuluttaja- tai potilasasiamieheen.
Itsemääräämisoikeutta kunnioitetaan aina, eikä oikeustoimikelpoisen henkilön itsemääräämisoikeutta rajoiteta. Myös alaikäisten ja holhouksen alaisten henkilöiden itsemääräämisoikeus huomioidaan hoitotilanteissa.
Optometristit ja silmätautien erikoislääkäri vastaavat omista kirjauksistaan. Yrittäjä Minna Savijoki on vastuussa itsemääräämisoikeuden toteutumisen ja lakisääteisten potilaan ja asiakkaan kohtelun valvomisesta, sekä ajantasaisten lakimääräysten ja ohjeistusten toimeenpanosta ja henkilöstön ohjauksesta.
Toimipaikan potilasasiamiehenä toimii Suomen Yrittäjien lainsäädäntöasioiden päällikkö Tiina Toivonen.
2.4. Muistutusten käsittely
Jos asiakas on tyytymätön saamaansa hoitoon tai kohteluun, hän voi tehdä muistutuksen. Muistutus voidaan lähettää vapaamuotoisena kirjeenä, jossa selvästi ilmoitetaan, että kyseessä on muistutus. Kirje toimitetaan yrittäjä Minna Savijoelle joko sähköpostitse tai postitse. Muistutukseen vastataan kirjallisesti 1–4 viikon sisällä sen vastaanottamisesta. Muistutukset käsitellään aina aiheesta riippuen koko henkilöstön tai asianomaisen kanssa ja mahdollisiin epäkohtiin puututaan.
2.5. Henkilöstö
Huittisten optiikka oy:ssä on kaksi vakituista työntekijää, yksi optometristi ja yksi optisen alan erikoismyyjä.
Sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöiden ammattioikeudet tarkistetaan JulkiTerhikki-rekisteristä, ja tarvittaessa pyydetään esittämään tarvittavat todistukset, jotka osoittavat pätevyyden. Palvelua tuottavilla työntekijöillä on oltava tehtäviinsä sopiva koulutus ja laillistettu asema. Työntekijöiden ammatillisen osaamisen ylläpitämisestä huolehditaan, työntekijöille tarjotaan säännöllisesti pakollisia ja vapaaehtoisia koulutuksia vähintään ammatillisen osaamisen viranomaismääräyksen mukaisesti.
Henkilöstön osaamista ja toiminnan asianmukaisuutta arvioidaan jatkuvasti, ja mahdollisiin puutteisiin puututaan tarpeen mukaan. Toiminnan luonne ei vaadi rikostaustan selvittämistä lasten kanssa työskentelevien osalta (lain 504/2002 ja valvontalain 28 § mukaisesti).
Yksikköön on mahdollisuus ottaa optometristi opiskelijoita harjoitteluun. Ammattihenkilön tehtävissä tilapäisesti toimivien opiskelijoiden tarvittava opintosuoritusmäärä tarkistetaan opiskelulaitokselta. Harjoittelijalle määrätään aina vastaava ohjaaja, joka ohjaa ja valvoo oikeanlaisiin toimintatapoihin. Jos vastaava ohjaaja ei ole paikalla, määrätään toinen vastaava ohjaaja.
2.6. Asiakas- ja potilastyöhön osallistuvan henkilöstön riittävyyden seuranta
Palveluyksikön toimintaan ei ole vaatimusta henkilömitoitusmääräyksiä.
2.7. Monialainen yhteistyö ja palvelun koordinointi
Palveluyksikössä tehdään monialaista yhteistyötä mm. Satakunnan hyvinvointialueen, kouluterveydenhoitajien ja työterveyspalveluntuottajien kanssa. Kaikki yhteistyö ja tiedonkulku toteutetaan aina potilaan tai asiakkaan kirjallisella luvalla.
2.8. Toimitilat ja välineet
Toiminnassa käytettävät toimitilat noudattavat kaikkia optikkoliikettä koskevia yksityisen terveydenhuollon palvelua määrittäviä määräyksiä. Tilat on tarkistettu Lounais-Suomen Aluehallintaviraston toimesta. Käytettävät välineet ja laitteet ovat turvallisuusmerkittyjä ja niiden käyttö tapahtuu niille tarkoitetulla tavalla. Henkilöstö on saanut kirjallisen ja suullisen koulutuksen laitteiden maahantuovien yritysten edustajilta, lisäkoulutusta ja opastusta on tarvittaessa saatavilla. Laitteisto huolletaan maahantuojien ohjeiden mukaisesti. Osaa tutkimuslaitteista ohjataan tietokoneella omassa tietojärjestelmässä, näihin järjestelmiin pääsee sisään käyttöoikeudella ja salasanalla, nämä ovat tiedossa vain laitteita operoivilla ammattihenkilöillä. Liikehuoneistoa huolletaan jatkuvasti asianmukaisesti ja sen siisteydestä huolehditaan. Liikehuoneisto irtaimiston kuntoa ja turvallisuutta tarkkaillaan koko ajan. Huonokuntoinen tai muuten epäsopivat irtaimisto, välineet tai laitteet poistetaan välittömästi käytöstä.
2.9. Lääkinnälliset laitteet, tietojärjestelmät ja teknologian käyttö
Lääkinnällisiä laitteita käytetään lääkinnällisistä laitteista annetun lain (719/2021) mukaisesti. Vain laitteiden toiminnan tuntevat henkilöt osallistuvat niiden käyttöön. Ammattilaiset vastaavat laitteiden huollosta ja teknisestä ylläpidosta.
Palveluyksikössä käytetään asiakastietolain mukaista optikkoliikkeille suunniteltua potilastietojärjestelmä Promedaa, joka soveltuu palveluntarjoajan toimintaan ja on rekisteröity Valviran tietojärjestelmärekisteriin. Potilastiedot tallentuvat tietojärjestelmään asiakastietolain mukaisesti. Asiakastiedoista luodaan varmuuskopio, jolloin asiakastietolain mukaiset säilytysmääräykset täyttyvät myös vikatilanteissa. Promeda-järjestelmässä on jokaiselle työntekijälle oma käyttäjä, jolla on oikeudet potilastietoihin omien ammattioikeuksiensa mukaisesti. Ohjelmaan kirjaudutaan henkilökohtaisella salasanalla tai sote- ammattikortilla. Uusille käyttäjille tarjotaan perehdytys järjestelmän käyttöön.
Viimeisin asiakastietolain vaatimusten mukainen tietoturvasuunnitelma on laadittu v. 2022 ja sitä päivitetään tarvittaessa. Palveluyksikön tietosuojavastaavana toimii optometristi Minna Savijoki. Asiakastietolain 90 § edellyttää ilmoittamaan tietojärjestelmän olennaisten vaatimusten poikkeamista sekä tietoturvaongelmista, ja tällöin otetaan yhteys asiakastietojärjestelmän palveluntarjoajaan.
Palveluyksikössä käytetään ainoastaan yleisesti hyväksyttyjä laitteita ja järjestelmiä. Jos laitteessa ilmenee tekninen vika, sitä ei käytetä ennen kuin se on korjattu. Tarvittaessa palvelutuotanto keskeytetään, kunnes laite on saatu kuntoon tai korvaava laite on hankittu.
2.10. Lääkehoitosuunnitelma
Palveluyksikön lääkehoitosuunnitelma on laadittu 8.9.2022. Sen laatimisesta ja päivittämisestä sekä lääkehoitosuunnitelman toteutumisesta ja seurannasta vastaa yrittäjä, optometristi Minna Savijoki.
2.11. Asiakas- ja potilastietojen käsittely ja tietosuoja
Asiakastietolain 7 § mukaisesti palveluyksikön asiakastietojen käsittelystä ja valvonnasta vastaa tietosuojavastaavana toimiva optometristi, yrittäjä Minna Savijoki. Palveluyksikössä noudatetaan tietosuojalainsäädäntöä sekä asiakas- ja potilastietojen käsittelyä koskevia määräyksiä ja ohjeita. EU yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR, (EU) 2016/679) mukaisia tietosuojaperiaatteita ja rekisteröidyn oikeuksia noudatetaan palveluyksikön toiminnassa.
Potilasrekisterin käyttö on rajattu ainoastaan rekisterinpitäjälle, ja rekisterin ylläpidossa noudatetaan potilasasiakirjoista annettua lakia. Potilasasiakirjoja voivat olla esimerkiksi sähköiset potilaskertomukset ja sähköiset optikkokortit. Käsittelyperusteina ovat GDPR artiklat 6 ja 9.
Henkilötiedot kerätään joko suoraan henkilöltä itseltään tai tarvittaessa hänen huoltajaltaan tai edunvalvojaltaan. Joissakin tapauksissa tiedot voidaan hankkia henkilön hoitopaikan edustajalta tämän suostumuksella. Potilasrekisterin säilytysaika määräytyy lain mukaan ja se on elinikäinen. Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille ilman asianomaisen suostumusta, ja niitä käsittelee vain tarpeellinen henkilöstö. Jokaisella henkilökunnan jäsenellä on omat henkilökohtaiset salasanalla suojatut käyttäjätunnukset, joilla on rajattu pääsy henkilö- potilastietoihin ammattioikeuksien mukaisesti.
Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa arkistokaapissa palveluyksikön tiloissa. Sähköistä potilasrekisteriä ylläpitää Promeda Oy. Ulkopuolisilla ei ole pääsyä rekisteritietoihin. Automaattista päätöksentekoa ei käytetä. Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa omat tietonsa EU tietosuoja-asetuksen 15 artiklan mukaisesti sekä oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle asetuksen 77 artiklan mukaisesti.
2.12. Säännöllisesti kerättävän ja muun palautteen huomioiminen
Palveluyksikön palveluja saavilta asiakkailta ja potilailta, heidän omaisiltaan ja läheisiltään ei kerätä säännöllisesti palautetta. Palautteen antaminen on vapaaehtoista ja mahdollista milloin tahansa. Palautteen voi antaa vapaamuotoisesti. Henkilöstöltä kerätään palautetta säännöllisesti pidettävissä palavereissa. Saatu palaute käytetään osana omavalvontaa ja toiminnan kehittämistä, jotta voidaan ylläpitää ja parantaa asetettuja laatutavoitteita.
3. Omavalvonnan riskienhallinta
3.1. Palveluyksikön riskienhallinnan vastuut, riskien tunnistaminen ja arvioiminen
Riskienhallinasta ja riskien tunnistuksesta vastuussa on yrittäjä Minna Savijoki, sekä koko Huittisten Optiikka Oy:n henkilöstö. Riskien tunnistamisen työkaluna käytetään SWOT-analyysiä, joka tehdään vuosittain yhdessä koko henkilöstön kanssa. Lisäksi riskien tunnistamiseen ja hallintaan kiinnitetään jatkuvasti huomiota ennaltaehkäisevästi palveluyksikön päivittäisessä toiminnassa koko henkilöstön toimesta. Palveluyksikön toiminnan merkittävimmät riskit asiakas- ja potilasturvallisuuden kannalta liittyvät tietosuojaan, siksi tähän kiinnitetään erityisen paljon huomiota.
3.2. Riskienhallinnan keinot ja toiminnassa ilmenevien epäkohtien ja puutteiden käsittely
Omavalvonnassa havaittuihin epäkohtiin ja puutteisiin puututaan viipymättä tilanteen vaatimalla tavalla. Sitoudumme noudattamaan palveluntuottajan ja henkilöstön valvontalain 29 § mukaista ilmoitusvelvollisuutta ja -oikeutta sekä muita lakisääteisiä ilmoitusvelvollisuuksia koskevia ohjeita. Valvovien viranomaisten esittämät selvityspyynnöt, käydään aina läpi viipymättä asianomaisen henkilöstön kanssa ja niihin reagoidaan tilateen vastaamalla tavalla.
3.3. Riskienhallinnan seuranta, raportointi ja osaamisen varmistaminen
Riskienhallintaa tarkkaillaan ja arvioidaan jatkuvasti osana jokapäiväistä toimintaa. Hygieniaohjeiden ja infektiotorjunnan noudattamista valvotaan jatkuvasti, ja mahdolliset puutteet korjataan tarvittavin toimenpitein. Vaara- ja haittatapahtumat raportoidaan viranomaisohjeiden mukaisesti yrittäjä, optometristi Minna Savijoen toimesta. Henkilöstön riskienhallinnan osaamista varmistetaan osallistamalla henkilökunta riskien tunnistamiseen vuosittain SWOT-analyysin muodossa.
3.4. Ostopalvelut ja alihankinta
Palveluyksikön ulkopuolella tapahtuvaa alihankintaa tai ostopalveluja ei ole. Palveluyksikössä toimivia palveluntuottajia velvoitetaan tutustumaan ja sitoutumaan omavalvontasuunnitelmaan. Ostopalveluna/alihankintana palveluyksikössä toimivat Profundus Oy ja Lutrala Oy.
3.5. Valmius- ja jatkuvuudenhallinta
Palveluyksikön valmius- ja jatkuvuudenhallinnasta ja valmius- ja jatkuvuussuunnitelmasta vastaa yrittäjä optometristi Minna Savijoki.